Как оформить заявку на перевозку груза: руководство заказчика

Как выбрать услугу перевозки или хранения

Начните с задачи: доставить груз получателю, отправить через транспортную компанию, привезти на наш склад, забрать со склада или оформить хранение. Выбранная услуга определяет поля заявки. Стоимость и доступность перевозки согласовываются по конкретному грузу и маршруту.

1. Доставка до клиента: укажите точки загрузки и адрес получателя.
2. Доставка до терминала: выберите транспортную компанию и укажите адрес получателя. Адрес конкретного терминала вводить не нужно; задания по подготовке к отправке находятся на выгрузке.
3. Доставка с нашего склада и самовывоз: выберите заявку поступления или хранения этого заказчика, проверьте заполненный груз.
4. Самовывоз: укажите данные водителя, способ выдачи — оригинал, скан доверенности или без доверенности — и номер доверенности при необходимости. Время должно соответствовать режиму работы склада.

Что подготовить перед отправкой заявки

До заполнения соберите сведения о грузе, адресах и контактах. Не заменяйте фактические размеры приблизительными, если от них зависит выбор автомобиля. Общий объём прямоугольных грузовых мест можно проверить калькулятором на сайте.

1. Адреса загрузки и доставки, даты и время.
2. Название груза, количество мест, вес и наружные габариты с упаковкой.
3. Контактное лицо и телефон в точках.
4. Нужные задания по подготовке груза и комментарии.
5. Документы поставщика или доверенность, если они нужны для выбранной услуги.

Подготовьте реквизиты

Реквизиты организации нужны для оформления заявки, счетов и актов.

Оформлять и отслеживать заявки можно как с телефона, так и с компьютера.

1. Если аккаунта ещё нет, откройте «Войти», затем «Зарегистрироваться». Укажите свои контакты и создайте аккаунт заказчика.
2. Войдите в личный кабинет и откройте «Организация».
3. Укажите тип организации — ИП или юридическое лицо — и заполните необходимые реквизиты.
4. Сохраните изменения. После заполнения обязательных данных можно создавать заявки.

Создайте заявку

Форма заявки состоит из нескольких шагов и учитывает выбранную услугу.

Если реквизиты ещё не заполнены, сначала завершите предыдущий шаг. При ошибке прикрепления файла проверьте сообщение на экране.

1. Откройте «Новая заявка» и выберите нужную услугу.
2. Укажите, где загрузить груз. Для нескольких мест погрузки добавьте точки и заполните каждую отдельно.
3. Для каждой точки укажите адрес, дату и время, контактное лицо и телефон. Опишите груз, количество мест и его параметры.
4. Заполните место доставки и условия выбранной услуги. При необходимости добавьте комментарий и документы поставщика.
5. На шаге проверки сверьте адреса, даты, груз и контакты. Примите условия и нажмите «Отправить заявку».
6. Убедитесь, что открылась созданная заявка. Если прикладывали файлы, проверьте результат их загрузки и нажмите «Открыть заявку».

Груз, адреса и задания в каждой точке

Привязывайте позиции груза к точке загрузки. Наименование, количество, вес и размеры помогают диспетчеру подобрать транспорт. Если есть несколько адресов, создайте отдельные точки. Для одинаковых условий можно скопировать задания из предыдущей точки; адрес и груз каждой точки нужно проверить отдельно.

Укажите дату через календарь и время в полях формы. Проверьте телефоны и комментарии: они помогают согласовать фактическую загрузку и выгрузку. Если нужна подготовка груза, выберите подходящие задания, например фотоотчёт, проверку количества или упаковку.

Отслеживайте перевозку

В «Моих заявках» собраны отправленные заявки и их текущие статусы.

Сохранённая заявка доступна с любого устройства после входа в тот же аккаунт.

1. Откройте «Мои заявки» и выберите нужную запись по номеру.
2. В карточке проверьте маршрут, груз, статус и назначенного водителя.
3. Следите за изменениями статуса в кабинете. Если нужно уточнение, откройте сообщения по перевозке.

Найдите документы и счета

Документы перевозки и счета доступны в отдельных разделах кабинета.

Документы по заявке удобнее искать из её карточки; общий раздел собирает доступные вам файлы.

1. Откройте «Документы» или вкладку документов нужной заявки.
2. Выберите нужный файл для просмотра или скачивания.
3. В разделе «Счета» проверьте выставленные счета, суммы и состояние оплаты.

Как получить счёт и акт за услуги компании

Документы по услуге появляются в карточке заявки и разделе «Счета». Счёт или акт может быть готовым PDF-сканом с указанной суммой. Проверяйте тип документа и номер заявки, чтобы отличить счёт за услуги компании от документов поставщика.

О выставленном счёте или акте отправляется уведомление. Если уведомления включены, сообщение приходит на устройство. В остальных случаях оно направляется на электронную почту аккаунта. Отметку оплаты устанавливает и может снять администратор, диспетчер или бухгалтер. Заказчик видит эту отметку в карточке документа.

Общайтесь по перевозке

В переписке по заявке можно согласовать детали перевозки и задать вопросы диспетчеру.

1. Откройте «Сообщения» или чат из карточки заявки.
2. Выберите нужную переписку, проверьте номер заявки и участников.
3. Напишите вопрос или уточнение и отправьте сообщение. При необходимости приложите файл.
4. Проверьте, что сообщение появилось в переписке.

Настройте уведомления

Уведомления о событиях собраны в кабинете; фоновые уведомления можно включить на устройстве.

Разрешение на фоновые уведомления настраивается отдельно на каждом устройстве.

1. Откройте «Уведомления», чтобы увидеть события и перейти к связанной заявке.
2. Нажмите «Включить уведомления» в меню кабинета и разрешите их в браузере.
3. Если фоновые уведомления не подключены, проверяйте почту своего аккаунта: туда приходят сообщения о событиях. Проверьте также папку «Спам».
4. В «Профиле» проверьте контактные данные.

Повторите заявку

Повтор экономит время при регулярных перевозках.

Повтор создаёт отдельную заявку. Даты и время новой перевозки нужно заполнить заново. Файлы, назначенный водитель и данные выполнения в новую заявку не переносятся.

1. В списке или карточке заявки нажмите «Повторить».
2. Проверьте скопированные адреса, груз и условия.
3. Укажите новые даты и время, измените нужные данные и проверьте итог.
4. Отправьте новую заявку и убедитесь, что она появилась в списке.

Архив и безопасность

Завершённые перевозки можно найти в архиве, а доступ к аккаунту — проверить в настройках.

1. Откройте «Архив», чтобы найти завершённую перевозку и её карточку.
2. В «Профиле» поддерживайте актуальные контактные данные.
3. В разделе «Вход и устройства» проверьте доступ к аккаунту. На чужом устройстве завершайте работу кнопкой «Выйти».